วิธีส่งและรับข้อความจากพีซีของคุณ

สถานการณ์จำลองเกี่ยวกับการรับส่งข้อความในชีวิตจริง

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังใช้พีซีเพื่อจ่ายบิล สมัครงาน หรือทำการค้นคว้าวิจัยสำหรับโปรเจ็กต์อยู่ แล้วอยู่ ๆ ก็มีเสียง "ติ๊ง" เข้ามา! โทรศัพท์ของคุณแจ้งว่ามีข้อความใหม่ คุณควรทำอย่างไร

ดูเหมือนว่าคุณจะต้องหยุดสิ่งที่ทำอยู่และไปหยิบโทรศัพท์ของคุณมา แล้วหลังจากอ่านและตอบกลับข้อความในโทรศัพท์ของคุณ ก็อาจจะมีการดูการแจ้งเตือนอื่น ๆ สักนิดและการท่องเว็บสักหน่อย จากนั้น คุณก็หันความสนใจกลับมาที่พีซีของคุณและพยายามนึกถึงสิ่งที่คุณทำค้างไว้อยู่ ซึ่งเป็นเรื่องยากกว่าเดิมในการกลับเข้าสู่การทำงานอย่างต่อเนื่อง

หรือคุณอาจอยู่ในการประชุมโดยมีแล็ปท็อปวางอยู่ตรงหน้า ในขณะที่โทรศัพท์ของคุณสั่นเพื่อแสดงว่ามีข้อความ คุณจะหยิบขึ้นมาอ่านและตอบกลับหรือเปล่า การจ้องไปที่พีซีในระหว่างการประชุมนั้นถือเป็นสิ่งที่คาดว่าจะเกิดขึ้น และเป็นที่ยอมรับได้ แต่ไม่ใช่สิ่งที่ควรทำกับโทรศัพท์ของคุณเป็นแน่

ในทั้งสองสถานการณ์ การถูกรบกวนจากข้อความเพียงข้อความเดียวในโทรศัพท์ของคุณได้ดึงความสนใจของคุณไปจากช่วงเวลาสำคัญและอาจส่งผลต่อความก้าวหน้าและประสิทธิภาพในการทำงานอันมีค่าของคุณได้ และอาจส่งผลต่อมุมมองของผู้อื่นที่มีต่อความเป็นมืออาชีพ ความตั้งใจ หรือการมีส่วนร่วมของคุณได้

แม้ว่าการรับส่งข้อความจะเป็นวิธีการสื่อสารที่มีความสำคัญ แต่ก็มีทั้งความจำเป็นและการรบกวนในเวลาเดียวกัน ความสามารถในการตอบกลับข้อความได้ในทันทีให้ความสะดวกสบายได้อย่างมากมาย

ข่าวดีก็คือคุณมีตัวเลือกมากมายในการส่งและรับข้อความจากคอมพิวเตอร์ คุณจึงไม่จำเป็นต้องสลับอุปกรณ์ไปมาหรือเบนความสนใจเพื่อไปจัดการกับทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำ

มาดูประเด็นสำคัญที่ควรคำนึงถึงเมื่อเลือกใช้ตัวเลือกการรับส่งข้อความผ่านคอมพิวเตอร์กัน

ข้อควรพิจารณา

ข้อดีของการเพิ่มทางเลือกในการรับส่งข้อความด้วยคอมพิวเตอร์คือความเรียบง่าย การนำความสามารถในการรับส่งข้อความมาไว้ในพีซี จะช่วยให้คุณลดจำนวนอุปกรณ์ที่คุณจำเป็นต้องใช้งานในระหว่างช่วงเวลาที่ต้องใช้สมาธิให้เหลือเพียงเครื่องเดียว และรวมการโต้ตอบของคุณทั้งหมดไว้ในหน้าจอเดียวกัน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้ถึงขีดสุด

เมื่อเป้าหมายคือการทำให้ทุกอย่างเรียบง่าย สิ่งที่คุณควรคำนึงถึงสี่อย่างในการเลือกตัวเลือกการรับส่งข้อความด้วยคอมพิวเตอร์ที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุดมีดังนี้

• ความเข้ากันได้: ในปัจจุบัน คุณมีอุปกรณ์หลายเครื่องอยู่แล้ว ซึ่งดูเหมือนจะทำงานในระบบปฏิบัติการ (OS) ที่แตกต่างกัน และมีแอปกับโปรแกรมจำนวนมากที่คุณใช้ในการจัดการกับหน้าที่รับผิดชอบส่วนตัว ที่ทำงาน หรือที่โรงเรียน มองหาตัวเลือกแอปที่ช่วยคุณลดความซับซ้อน ทำงานได้กับหลายระบบปฏิบัติการ และไม่จำเป็นต้องมีบัญชีหรือล็อกอินใหม่
• การเข้าใช้งาน: อุปสรรคสำคัญในการรับส่งข้อความคือการสร้างความมั่นใจว่าคุณและคนที่คุณรับส่งข้อความด้วยนั้นใช้แอปรับส่งข้อความที่คล้ายคลึงกัน หรือใช้งานร่วมกันได้ หรือเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มการรับส่งข้อความเดียวกัน หากเป้าหมายของคุณคือการเพิ่มความสะดวกสบายโดยที่ยังคงการเชื่อมต่อเอาไว้ได้ ให้มองหาโซลูชันการรับส่งข้อความโดยใช้พีซีที่ใช้งานได้กับคนและกลุ่มส่วนใหญ่ที่คุณสื่อสารด้วยเป็นประจำ
• การรักษาความปลอดภัย: คุณย่อมไม่ต้องการให้ตัวเองตกอยู่ในความเสี่ยงที่บุคคลอื่นจะมาแอบดูข้อความของคุณเป็นแน่ มองหาโซลูชันที่คุณรู้สึกมั่นใจว่าจะมีการปกป้องข้อมูลและความเป็นส่วนตัวของคุณ
• ขีดความสามารถ: โซลูชันที่คุณจะชอบใช้งานที่สุดคือ โซลูชันที่ใช้งานง่ายและมาพร้อมกับคุณสมบัติทุกอย่างที่คุณต้องการ มองหาโซลูชันที่ให้คุณเข้าใช้งานรายชื่อติดต่อของคุณได้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้คุณสามารถดูการสนทนาของคุณได้โดยที่ไม่จำเป็นต้องไปดูข้อมูลนั้นในโทรศัพท์ของคุณ รองรับทั้งการส่งและรับข้อความ และให้การแจ้งเตือนต่าง ๆ เพื่อไม่ให้คุณพลาดข้อความใด ๆ ในขณะที่คุณจดจ่ออยู่กับโปรเจ็กต์

แพลตฟอร์มการรับส่งข้อความ

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ เช่น Microsoft Teams หรือ Slack ช่วยให้คุณสามารถรับส่งข้อความกับเพื่อนร่วมงานโดยใช้แอปบนพีซีหรือใช้งานผ่านเว็บ แม้ว่าแพลตฟอร์มเหล่านี้จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับช่องทางการสื่อสารและรองรับการตอบกลับคนหรือกลุ่มอย่างรวดเร็วไปจนถึงเธรดการสนทนา แต่แพลตฟอร์มเหล่านี้ก็ได้รับการออกแบบมาสำหรับธุรกิจมากกว่าการใช้งานส่วนตัว และคุณสามารถสนทนาได้เฉพาะกับคนที่มีสิทธิ์เข้าใช้งานกลุ่มเดียวกันเท่านั้น นอกจากนี้ เครื่องมือการทำงานร่วมกันทางธุรกิจอาจต้องใช้แผนบริการแบบชำระเงิน

บริการรับส่งข้อความทันที

คุณอาจใช้บริการรับส่งข้อความทันทีอย่าง Facebook Messenger หรือ WhatsApp เพื่อสื่อสารกับเพื่อน ๆ อยู่แล้ว หากต้องการเริ่มใช้บริการเหล่านี้ในพีซีของคุณ และซิงค์ข้อมูลที่แชร์ทั้งในโทรศัพท์และเดสก์ท็อป คุณอาจจำเป็นต้องดาวน์โหลดและเข้าสู่ระบบแอปหรือเว็บไซต์ในทั้งสองอุปกรณ์

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้พีซีของคุณเพื่อดูและตอบกลับข้อความต่าง ๆ ที่ส่งผ่านบริการรับส่งข้อความทันทีเหล่านี้ได้ แต่ก็ยังคงมีความจำเป็นต้องจัดการกับข้อความและรายการเตือนความจำด้านการนัดหมายที่ส่งจากเพื่อน ๆ โดยใช้โปรแกรมการรับส่งข้อความที่แตกต่างกันในโทรศัพท์ของคุณ หากเป้าหมายของคุณคือการลดความซับซ้อนของโปรแกรมจำนวนมากที่คุณใช้ในการติดต่อกับคนอื่น ๆ โซลูชันนี้จะไม่ได้ช่วยในด้านการรวมแอปเข้าด้วยกัน

คุณสมบัติด้านอุปกรณ์ที่มีการผสานการทำงาน

หากคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์ของคุณใช้ระบบปฏิบัติการเดียวกันและเป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศเดียวกัน เช่น หากคุณใช้ผลิตภัณฑ์ของ Apple ทั้งหมด คุณจะสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติที่มีร่วมกันซึ่งออกแบบมาเพื่อการซิงค์และทำงานร่วมกันได้

iMessage ของ Apple

หากคุณมี iPhone หรือพีซีของ Apple เมื่อเข้าสู่ระบบด้วย AppleID ของคุณในอุปกรณ์ทั้งสองเครื่อง คุณจะสามารถใช้คุณสมบัติ iMessage ที่มาพร้อมกับเครื่องเพื่อส่งและรับข้อความจากคอมพิวเตอร์ของคุณได้ ซึ่ง iMessage ได้รับการสร้างมาเพื่อให้ประสบการณ์ใช้งานที่คล้ายคลึงกันในอุปกรณ์ iOS แอปจะอัปเดตข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติในทุกระบบที่ใช้ iOS ที่เชื่อมต่ออยู่ทั้งหมดและได้รับการเข้ารหัสเพื่อการรักษาความปลอดภัย
แต่หากคุณต้องการส่งและรับ iMessage บนคอมพิวเตอร์ Windows คุณจะต้องแน่ใจว่าโซลูชันที่คุณเลือกนั้นสามารถรองรับได้

Google Chat, Google Messages, Google Voice

หากคุณใช้โทรศัพท์ Android และมีบัญชี Google คุณจะสามารถเข้าใช้งานและใช้ Google Chat หรือ Google Messages ผ่านเว็บได้บนพีซีของคุณ บัญชี Google ของคุณเป็นแบบใช้งานในระบบคลาวด์ กล่าวคือมีการจัดเก็บข้อมูลประวัติข้อความของคุณไว้ในระบบคลาวด์ และประสบการณ์ออนไลน์ของคุณจะมีลักษณะและการใช้งานคล้ายคลึงกัน

หากคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ Google Voice ในสหรัฐอเมริกา Google Voice จะรองรับการรับส่งข้อความผ่านเว็บกับหมายเลขของสหรัฐอเมริกา และแคนาดา (ไม่รวมดินแดนภายใต้การปกครองของสหรัฐอเมริกา) ส่งข้อความโดยใช้ Wi-Fi หรือหาก Wi-Fi ไม่พร้อมใช้งาน ก็จะใช้ข้อมูลมือถือ

สิ่งสำคัญคือการรู้ว่ามีข้อจำกัดบางอย่างเมื่อใช้หมายเลข Google Voice ของคุณกับการรับส่งข้อความผ่านเว็บ นอกจากนี้ ผู้ให้บริการโทรศัพท์บางรายจะไม่รับข้อความจาก Google Voice จึงอาจมีสถานการณ์ที่คุณอาจไม่ได้รับข้อความของคุณ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่เว็บไซต์ของ Google Voice

ตัวเลือกการใช้ผ่านเว็บและอีเมลอื่น ๆ

ผู้ให้บริการโทรศัพท์ไร้สาย

ผู้ให้บริการโทรศัพท์มือถืออาจมีบริการผ่านเว็บที่คุณสามารถใช้กับการรับส่งข้อความหรือตัวเลือกการส่งข้อความเป็นอีเมล ติดต่อผู้ให้บริการของคุณเพื่อดูข้อเสนอของพวกเขา อย่าลืมสอบถามเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง, ความสามารถในการทำงาน (ซึ่งรวมไปถึงความสามารถในการส่งและรับข้อความกับจำนวนประวัติการโทรที่เก็บไว้) และประเภทการเข้ารหัสข้อมูลที่ใช้

เว็บไซต์ SMS ฟรี

บริษัทมากมายมีการรับส่งข้อความ SMS ฟรีผ่านเว็บ แม้ว่าตัวเลือกนี้จะหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้โทรศัพท์มือถือหรือแอปในการส่งข้อความจากพีซีของคุณ แต่ตัวเลือกส่วนใหญ่จะรองรับเฉพาะข้อความส่วนตัวแบบทางเดียว มีข้อจำกัดด้านความยาวของข้อความ ไม่มีการเก็บประวัติข้อความ มีโฆษณา และอาจไม่มีการเข้ารหัสข้อมูล

อีเมล

ผู้ให้บริการอีเมลบางรายรองรับการส่งข้อความทางอีเมล ข่าวดีเกี่ยวกับการใช้อีเมลเพื่อการส่งข้อความก็คือ ความสามารถในการทำงานในระบบปฏิบัติการต่าง ๆ ใช้งานกับอีเมลไคลเอ็นต์ใดก็ได้ จัดการกับเอกสารแนบได้ และยังส่งข้อความแบบไม่ระบุชื่อได้อีกด้วย แต่ระบบอีเมลนั้นไม่ได้รับการออกแบบมาสำหรับการรับส่งข้อความ จึงอาจทำให้ข้อความเหล่านั้นไปอยู่โฟลเดอร์สแปมของผู้รับ อาจมีความล่าช้าในการส่ง และสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ การตอบกลับไม่ได้เป็นแบบเรียลไทม์เหมือนในโทรศัพท์ของคุณ

ในการส่งข้อความทางอีเมล คุณจำเป็นต้องทราบหมายเลขโทรศัพท์และผู้ให้บริการของผู้รับ โปรดทราบว่าผู้ให้บริการบางรายอาจรับข้อความผ่านวิธีการนี้ และคุณจำเป็นต้องทราบถึงส่วนขยายของผู้ให้บริการ หากคุณไม่รู้จักส่วนขยายดังกล่าว คุณสามารถทำการค้นหาได้โดยใช้บริการค้นหาผู้ให้บริการ แม้ว่าหลายบริการจะให้ทำการค้นหาฟรีหนึ่งครั้งต่อวัน